Fragen und Antworten

1. Projekte und Projektmanagement

1) Was verstehen Sie unter projektorientierter Auftragsabwicklung im Gegensatz zu Abwicklung durch Fachabteilungen?

Antwort:
Projektorientierte Auftragsabwicklung oder auch Leistungserbringung mit Projektcharakter ist durch die typischen Projektmerkmale gekennzeichnet (Ziele, komplexe Aufgabe, zeitliche Begrenzung, Budget, spezifische Organisation). Demgegenüber weist Leistungserbringung mit repetitivem Charakter, z.B. Serien- oder Massenproduktion nicht o.g. Merkmale auf.

2) Welche Projektmerkmale beschreiben ein Projekt. Nennen Sie Beispiele für die verschiedenen Projektarten ?

Antwort:
Ein Projekt ist ein "Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation". Weiterhin haben Projekte die Merkmale der Neuartigkeit und der Komplexität.

Je nach Wahl der Einteilungskriterien können Projekte in eine Vielfalt von Arten eingeteilt werden. Üblich ist jedoch die Einteilung in die Projektarten Forschungs- und Entwicklungsprojekte (F&E), Organisationsprojekte und Investitionsprojekte.

3) Was ist Projektmanagement, welche Aufgaben hat es?

Antwort:
Projektmanagement ist "die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts". Dabei ist "Führung," die Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten in einem Projekt im Hinblick auf das übergeordnete Projektziel.

Aufgaben des PM: Projektziele setzen
Projektorganisation festlegen
Projektplanung (v. Projektstruktur u. -aufgaben, Terminen,
und -steuerung Einsatzmitteln und Kosten usw.)
Führung (u.a. Def. d. Rollen im Projektteam, Gestaltung der Kommunikation)

4) Beschreiben Sie die Projektmanagement-Funktionen und geben Sie eine sinnvolle Reihenfolge an.

Antwort: Ziele setzen
Planen
Entscheiden
Durchführen
Kontrollieren

2. Projektumfeld und Stakeholder

1) Was wird unter dem Projektumfeld verstanden? Geben Sie Beispiele für das direkte Umfeld und das indirekte Umfeld an.

Antwort:
Unter dem Projektumfeld werden alle äußeren Einflüsse auf ein Projekt verstanden. Dabei werden alle Umfeldfaktoren mit unmittelbarer Verbindung zur Projektorganisation oder direktem Einfluß auf die Projektziele als direktes Umfeld bezeichnet (Trägerorganisation des Projektes, Auftraggeber, Kunde, usw.).
Zum indirekten Umfeld gehören alle Faktoren, die nur mittelbar vom Projekt tangiert sind (Politik, öffentliche Meinung, Interessenverbände, usw.). Diese gestalten das Projekt nicht direkt, sondern reagieren auf das Projekt entsprechend ihrer individuellen Betroffenheit.

2) Was ist ein Stakeholder?

Antwort:
Stakeholder sind Personen(-gruppen), welche in Beziehung zum Projekt (z.B. Betroffenheit, aktive Einflussmöglichkeit) stehen. 'To have a stake in" kann ins Deutsche mit "ein Interesse haben an" übersetzt werden.

3) Welche Strategien gibt es zur Steuerung des Projektumfeldes?

Antwort:
Nach einer Analyse des Projektumfeldes (auch Stakeholder-Analyse) sollte die Projektleitung Maßnahmen zur Steuerung, des Umfeldes ergreifen:
• Partizipative Strategien (z.B. Information, Präsentation, Betroffene zu Beteiligten machen)
• Diskursive Strategien (z.B. faire, nachvollziehbare u. sachliche Auseinandersetzung mit Beteiligten
Der Projektleiter bedient sich der Instrumente des Konfliktmanagements)
• Repressive Strategien (Anwendung kurzfristiger Druckmittel - z.B. Anweisung durch Vorgesetzten
oder selektive Information; dabei bleibt der Konfliktkern meist ungelöst!)

d) Was versteht man unter Projektmarketing ?

Antwort:
In fast jedem Fall ist die Planung und Durchführung eines geeigneten Projektmarketing eine erfolgversprechende Strategie der Einflußnahme. Dabei geht es darum, die Projektidee, den Anlaß, die Ziele und Lösungswege eines Projektes dem Projektumfeld aktiv darzustellen. Dazu gehören u.a. die Schaffung einer Projekt-Identität (geeigneter Projektname, Logo, einheitliches Dokumentenlayout) und eine gute Medien- und Öffentlichkeitsarbeit.

e) Welche Bedeutung hat das Projektumfeld für die Projektarbeit?

Antwort:
Verschiedene Projektstakeholder haben unterschiedlich starken Einfluß auf die Projektziele und auf die Art der Projektdurchführung. z.B. hat die Trägerorganisation häufig starken Einfluß über das Bereitstellen bzw. Nichtbereitstellen von Einsatz- und Finanzmitteln. Potentielle Kunden haben ggf. über die Akzeptanz des Produktes nachträglich Einfluß auf den Projekterfolg. Daher sollten Stakeholderinteressen frühzeitig je nach der Stärke des Einflusses berücksichtigt werden.

f) Wie wird eine Stakeholderanalyse durchgeführt?

Antwort:
Nach der
(1) Identifikation potentieller Stakeholder erfolgt
(2) das Sammeln von Informationen, dazu gehört die Feststellung der Stakeholderziele und die strategische Einordnung (Macht/Einfluß sowie Stärken und Schwächen d. Stakeholder ergründen).
(3) werden Vorhersagen zum Stakeholderverhalten getroffen. Diese bilden die Grundlage für Maßnahmen der Umfeldsteuerung

3. Systemdenken und Projektmanagement

a) Beschreiben Sie ein System und dessen Merkmale.

Antwort:
Ein System besteht aus Elementen, welche miteinander in Beziehungen stehen (z.B. Verkehrsampelsystem). Dabei ist ein Element der kleinste definierte Bestandteil eines Systems, der nicht weiter zerlegt wird (z.B. rote Lampe der Fußgängerampel). Elemente haben Eigenschaften (z.B. rotes Licht) und die Eigenschaften haben Ausprägungen (Licht an/Licht aus). Eine Beziehung beschreibt die Abhängigkeit zwischen zwei Elementen (ist das rote Licht an, ist das grüne aus).

b) Was ist der Unterschied zwischen einem offenen und einem geschlossenen System? Geben Sie je ein Beispiel und beschreiben Sie es.

Antwort:
Ein geschlossenes System besteht aus einer begrenzten Anzahl von Elementen, welche keine Beziehungen zur Umgebung haben. Da es in der Realität niemals geschlossene Systeme gibt, ist dies nur eine theoretische bzw. abstrahierte Betrachtungsweise - also ein Modell.

Offene Systeme zeichnen sich durch mindestens eine Beziehung zu einem Element aus, welches außerhalb des definierten Systems liegt.

c) Was ist ein sozio-technisches System?

Antwort:
In der "harten" Systemsicht werden Elemente mit eindeutig geregelten, meßbaren Beziehungen dargestellt (technisch/sachliches System). In der "weichen" Systemsicht sind die Beziehungen nicht eindeutig und meßbar, z.B. die Beziehungen in einer Projektgruppe (soziales System). Die Verbindung eines technisch-sachlichen und eines sozialen System ist ein sozio-technisches System (z.B. das Zusammenspiel von Menschen und Maschinen).

d) Warum sollte man ein Projekt als ein offenes System betrachten?

Antwort:
Ein Projekt sollte als System in Zusammenspiel von verschiedenen Systemen betrachtet werden. Subsysteme sind z.B. ist das Projektteam, der Zielkatalog oder der Projektgegenstand. Wird das Projekt (im Sinne Auftragnehmer) als System angesehen und der Auftraggeber ebenfalls, dann handelt es sich um zwei offene Systeme, welche u.a. miteinander in Beziehung stehen. Einfach ausgedrückt sollte ein Projektteam "über seinen Tellerrand hinausschauen"!1.5

4. Projektmanagement-Einführung

a) Wie kann die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens durch projektorientiertes Arbeiten verbessert werden?

Antwort:
Projektorientierte Unternehmen haben eine sehr flexible Unternehmensorganisation, da Organisationsstrukturen für jedes Projekt neu zusammengestellt werden. Die Mitarbeiter arbeiten in Folge in verschiedenen Teams und lernen voneinander. U.a. dadurch wird die Lernfähigkeit der Organisation erhöht. Daneben sichert die konsequente Anwendung von PM (Planung/Steuerung) die Qualität und somit die Effektivität der Arbeitsprozesse. Neue Aufgaben können in kurzer Zeit mit knappen Finanz- und Einsatzmitteln bearbeitet werden. Die Organisation ist in der Lage, sich kurzfristig auf neue Aufgaben einzustellen.

b) Welche Fehler und Mängel können durch unprofessionelles Projektmanagement auftreten?*
Antwort: s. Bild 1.5-1, folgende Mängelliste ist aus dem PMF II
1) Ist-Situation wird ungenügend analysiert
2) Ziele sind unklar definiert
3) Lieblingslösung statt objektiver Aternativensuche
4) Projektverantwortlichkeiten ungenügend abgestimmt
5) Qualifiziertes und ausreichendes Personal fehlt
6) Probleme werden ignoriert und ausgesessen
7) Risiken werden unterschätzt und als Schicksal hingenommen
8) Improvisation steht höher im Kurs als systematische Organisation
9) Fehler aus vergangenen Projekten werden wiederholt

c) Bestehen Beziehungen zwischen dem gelebten PM und der Unternehmensphilosophie, wenn ja - welche?

Antwort:
Die Unternehmensphilosophie hat Orientierungs-, Motivations- und Legitimationsfunktion. Die Unternehmensführung vereinbart die Unternehmensphilosophie und die daraus abgeleiteten Unternehmensziele mit ihren Führungskräften und Mitarbeitern. Dies findet in der Managementphilosophie ihre Umsetzung und definiert Einstellung und Überzeugungen nach denen ein Unternehmen geführt werden soll. Daher sollten zwischen Unternehmensphilosophie und gelebtem PM keine Widersprüche existieren. Idealerweise könnte es heißen: 'Wir sind ein projektorientiertes Unternehmen! ..."

d) Warum ist es günstig, die Einführung von PM im Unternehmen selbst als Projekt aufzufassen und als solches abzuwickeln?

Antwort:
Die Einführung von PM in ein Unternehmen ist eine komplexe Aufgabe. Ein Einführungskonzept ist zu erarbeiten, Mitarbeiter sind zu schulen, ein PM-Handbuch sollte entwickelt werden, Organisationsstrukturen (u.a. EDV) sind umzustellen usw. Es ist ein "einmaliges", "neuartiges", "komplexes" Vorhaben mit einer Zielvorgabe, welches gekennzeichnet ist durch zeitliche, finanzielle, personeIle u. andere Begrenzungen ist - also ein Projekt! Ein solches Vorhaben sollte detailliert geplant und gesteuert werden.

e) Beschreiben Sie den Zweck von Projektmanagement- und Projekt-Handbuch. Geben Sie Beispiele für deren Inhalte.

Antwort:
Ein PM-Handbuch definiert die prinzipiellen Verfahrensweisen bei der Abwicklung von Projekten in einem Unternehmen.

Aus diesem sollte für ein konkretes Projekt ein Projekthandbuch als Bestandteil der Projektakte abgeleitet werden. Dieses enthält eine Projektzielvereinbarung und die entsprechende Arbeits- und Bewertungsgrundlage.

5. Projektziele

a) Erläutern Sie, was unter einem Projektziel und unter der Projekt-Zielstellung verstanden wird.

Antwort:
Durch die Projekt-Zielstellung werden die Aufgabenstellung und der Durchführungsrahmen des Projektes festgelegt. Ein Projektziel ist ein nachzuweisendes Ergebnis und/oder eine vorgegebene Realisierungsbedingung.

b) Welche Ziele werden im "Magischen Zieldreieck" und im "Teufelsquadrat" dargestellt und wie gestalten sich die Abhängigkeiten zwischen diesen?*

Antwort:
Im Zieldreieck werden die gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen Termin-, Kosten- und Leistungszielen betrachtet. Wird an einem der Eckpunkte ein Ziel geändert, hat dies Auswirkungen auf die anderen Eckziele. Z.B. hat eine Budgetkürzung entweder eine Leistungsabminderung oder/und eine Terminverzögerung zur Folge. Im "Teufelsquadrat" wird das Zielkriterium Leistung im Sinne von Umfang, Quantität, Vollständigkeit und Qualität aufgeteilt.

c) Nennen Sie Funktionen der Ziele für die Projektarbeit.

Antwort:
Ziele sollen Kontroll-, Orientierungs-, Verbindungs-, Koordinierungs- und Selektionsfunktion haben.

d) Welche Eigenschaften müssen operationale Zielbeschreibungen aufweisen?

Antwort:
Ziele müssen genau spezifiziert, meßbar, realistisch/erreichbar und überprüfbar sein. Bei der For mulierung des Zielsystems sollten die wesentlichen/relevanten Ziele aufgeführt sowie positiv und verständlich formuliert werden.

e) Was ist der Unterschied zwischen Vorgehens- und Ergebniszielen?

Antwort:
Die Ergebnisziele beschreiben das Produkt eines Projektes (Produktqualität und die Quantität). Die Vorgehensziele beschreiben die Prozeßqualität, sind also Festlegungen, mit welchen Mitteln die Produktqualität erreicht werden soll (z.B. Festlegen von Meilensteinen oder von bestimmten Projektmitarbeitern).

f) Welche Aussage können Sie einer Zielhierarchie entnehmen?

Antwort:
Die Zielhierarchie stellt alle Projektziele strukturiert dar. Dabei sind die Unterziele Mittel zur Erreichung des übergeordneten Oberziels. Die Position eines Zieles in der Hierarchie gibt nicht Auskunft über die Wichtigkeit dieses Ziels!

g) Weshalb spricht man in einem Projekt auch von einem Projektzielsystem ?

Antwort:
Weil es in einem Projekt nie nur ein Ziel gibt, sondern immer mehrere, die miteinander in Beziehung stehen, sprich macro-Zielsystem.

h) Zielbeziehungen: Was verstehen Sie unter Zielkonkurrenz und Zielidentität?

Antwort:
Zielbeziehungen drücken die Verträglichkeit der Ziele untereinander aus. Einerseits können sich Ziele gegenseitig ausschließen (Antinomie), z.B. "viel Leistung kontra kleines Budget". Andererseits können Ziele auch identisch sein. Redundante Ziele sollten vermieden werden, um das Zielsystem nicht unnötig aufzublähen. Zielbeziehungen: Antinomie - Konkurrenz - Neutralität - Komplementarität - Identität.

6. Projekterfolgs- und -mißerfolgskriterien

a) Wie kann abschließend der Projekterfolg gemessen und bewertet werden?

Antwort:
Wesentliche Kriterien, an denen der Projekterfolg gemessen werden kann, sind: Kostentreue, Termintreue, Qualitätstreue, Kunden- und Nutzerzufriedenheit sowie sonstige Zielerreichung. (s. auch Antwort b)

b) Erläutern Sie den Zusammenhang von Projektzielstellung und Projekterfolgsbewertung.

Antwort:
"Erfolg ist das Bestimmen und das Erreichen von Zielen". Daher sollten beim Erarbeiten des Zielsystems alle relevanten Projektziele klar formuliert, erreichbar und meßbar definiert werden. Wird anschließend dieses System im Projektverlauf sorgfältig gepflegt (Ziel-Korrektur-Sitzungen), kann der Projekterfolg am Projektende genau gemessen werden.